Co chatbot dla salonu kosmetycznego musi wiedzieć
Bot odpowiada z tego, co mu dasz, więc wszystko zaczyna się od cennika. Opisz usługi tak, żeby odróżniła je osoba, która przychodzi do Ciebie pierwszy raz i nie zna nazw zabiegów z Twojej karty. Ceny też. Jeśli zależą od długości włosów albo zakresu zabiegu, napisz to wprost, bo bez tego bot może podać najniższą kwotę z cennika jako ostateczną cenę wizyty, a różnicę tłumaczysz potem przy fotelu.
Druga sprawa to czas. Przy każdej usłudze zapisz, ile miejsca zajmuje w terminarzu, i zdecyduj, które godziny w ogóle udostępniasz przez stronę.
Na koniec rzeczy organizacyjne, jak dojazd albo zasady odwoływania wizyt, o których bot powie dokładnie to, co zatwierdzisz. Pytanie wymagające oceny, na przykład czy zabieg ma sens przy podrażnionej skórze, powinno trafić do Ciebie, nawet jeśli klientka zaczyna od „chcę tylko zapytać”. Bot zbierze wtedy kontakt albo przekaże rozmowę do panelu, gdzie przejmiesz ją razem z całą historią.
Jak chatbot pomaga umawiać wizyty w salonie
CartBot ma własny terminarz. Kiedy ustawisz usługi i godziny pracy, bot pokazuje w rozmowie wolne terminy, klient wybiera jeden z nich i zostawia dane kontaktowe, a przy zapisie system jeszcze raz sprawdza, czy nikt nie zajął tej godziny chwilę wcześniej. Dwie osoby nie wylądują więc na tym samym fotelu o 16:00.
Jeśli podłączysz pocztę, klient dostaje mailem potwierdzenie z linkiem do odwołania wizyty i plikiem, który dodaje ją do jego kalendarza, a przed terminem przypomnienie. Bez poczty rezerwacja też się zapisze, tylko na skrzynkę nic nie przyjdzie.
Nie każdy salon chce od razu oddać botowi terminarz. Wtedy bot może zebrać prośbę o wizytę z preferowanym dniem i kontaktem, a Ty oddzwaniasz, kiedy skończysz z klientką. Klient musi tylko usłyszeć, że to jeszcze nie rezerwacja, na przykład tak: „Zapisaliśmy prośbę o wizytę w piątek po południu. Odezwiemy się, żeby potwierdzić godzinę”.
Czym chatbot różni się od systemu rezerwacji
Jeśli korzystasz już z Booksy albo Google Calendar, tu jest haczyk. Terminarz bota się z nimi nie synchronizuje. Plik, który klient dodaje do swojego kalendarza, jest tylko jego prywatną kopią wizyty i niczego nie blokuje w Twoim systemie, więc recepcja nie zobaczy tam, że 16:00 jest już zajęta.
Kłopot zaczyna się przy dwóch źródłach wizyt naraz. Recepcja wpisuje telefoniczny zapis do jednego narzędzia, bot przyjmuje wizytę w drugim i oba pokazują tę samą godzinę jako wolną. Rozdziel je, zanim włączysz rezerwacje w czacie. Możesz na przykład oddać botowi same popołudnia i nie zapisywać na nie przez telefon. Jeśli taki podział Ci nie pasuje, zacznij od próśb o wizytę i przejdź na rezerwacje później, kiedy już wiesz, ile osób umawia się przez stronę.
Gabinet i kancelaria, czyli gdzie bot ma się zatrzymać
W gabinecie bot zajmuje się organizacją wizyt i zakresem oferty, a zalecenia dotyczące zdrowia zostają przy specjaliście. Czat do zapisów nie potrzebuje wyników badań, żeby wybrać godzinę konsultacji. RODO każe zbierać tylko dane potrzebne do celu, a informacje o zdrowiu należą do szczególnych kategorii, dla których przepisy stawiają osobne warunki, więc im mniej ich trafi do czatu, tym lepiej.
W kancelarii na początek wystarczy krótki opis sprawy, który pozwoli skierować ją do właściwej osoby, a historię sporu i skany umów prawnik zbierze później, ustalonym bezpiecznym kanałem, jeśli w ogóle uzna je za potrzebne. Jedno zastrzeżenie dotyczy obu branż. Same funkcje czatu nie przesądzają, czy wdrożenie jest zgodne z przepisami, więc zanim wystartujesz, zdecyduj, jakie dane bot zbiera i kto ma dostęp do rozmów.
Wizyta testowa przed włączeniem rezerwacji
Najlepszy test to umówić się na wizytę we własnym salonie. Rezerwujesz przez czat termin, zaglądasz do panelu, czy się pojawił, a potem próbujesz zająć tę samą godzinę drugi raz, tym razem z innego telefonu. Druga próba ma się nie udać. Na koniec odwołujesz pierwszą wizytę i patrzysz, czy godzina znów jest wolna. Jeśli masz podłączoną pocztę, przeczytaj potwierdzenie tak, jak przeczyta je klientka, która nie zna Twojego salonu, i kliknij w nim link do odwołania, żeby zobaczyć, co się stanie.
Drugi test dotyczy pytań, na które cennik nie odpowiada. Zadaj takie i poproś o człowieka dwa razy, raz w godzinach pracy, a raz wieczorem, kiedy salon jest zamknięty, a potem poszukaj w panelu danych, które wystarczą do oddzwonienia. Jeśli ich brakuje, bot pyta o za mało i trzeba to poprawić przed startem. Zostaje jeszcze ustalić, kto odbiera takie zgłoszenia, gdy pracujesz z klientką, i kto zagląda do nich po zamknięciu salonu.